PQRS

PROCEDIMIENTOS DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

UNIDAD DE MEDIOS S.A.S / OPINIÓN CARIBE 

I. OBJETIVO

Este procedimiento tiene como objetivo conocer como un titular puede realizar peticiones, consultas y reclamos sobre su información personal, pueda ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

II. ALCANCE

Establecer el procedimiento de peticiones, consultas y reclamos de la empresa UNIDAD DE MEDIOS S.A.S para que clientes, proveedores, empleados entre otros conozcan de qué forma lo deban realzar.

En el documento cada vez que se refiera a UNIDAD DE MEDIOS S.A.S. se nombrará “UM”.

 III. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE

UM ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de este procedimiento al área administrativa y contable con el apoyo de la gerencia, quien tratará en caso de cualquier petición, consulta o reclamo respuesta al usuario que motivo la solicitud de actualización, rectificación o supresión de datos personales.

 IV. PASOS PARA QUE EL TITULAR PUEDA TRAMITAR LA SOLICITUD

Para que el titular pueda conocer, Rectificar y Suprimir Información o Revocar la Autorización, se debe primero diligenciar el FORMATO DE PQRS – Protección base de datos, publicado en la página WEB de la empresa “www.opinioncaribe”. En el cual se detalla cualquier tipo de trámite como se explica en los siguientes pasos:

1. Consultas:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de UM quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará a través del correo: administrativo@opinioncaribe.com, señalando el asunto “Tratamiento de Datos Personales” indicando los datos de contacto.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En la consulta debe determinar su identidad, expresar el motivo de consulta, acredite el interés legítimo con el que actúa, adjuntando en todo caso los debidos soportes y se indique la dirección física o electrónica de correspondencia a la que se pueda remitir la respuesta a la solicitud.

1. RECLAMOS:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento el cual serán tramitados bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida al área Administrativa y contable al correo electrónico: administrativo@opinioncaribe.com, con la siguiente información

• La identificación del Titular: Nombre, dirección, número de teléfono y correo electrónico
• Firma auténtica, con los datos personales del titular de los derechos de propiedad intelectual infringidos o de la persona autorizada para actuar en nombre y por cuenta del titular de los derechos de propiedad intelectual infringidos.
• La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Ya sea utilización de información sin el consentimiento del titular o divulgación incorrecta de la información, entre otras.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el correo con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «reclamo en trámite» y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Peticiones:

El Titular o sus causahabientes que deseen revocar la autorización de utilización de sus datos personales podrán presentar una petición ante el responsable del tratamiento con la solicitud al correo electrónico administrativo@opinioncaribe.com

En esa petición deben informar datos de identificación del titular como son Nombre, dirección, número de teléfono y correo electrónico y la solicitud de supresión en la bd revocando la autorización de sus datos personales en cualquier trámite y actividad de la compañía.

El término máximo para atender a la petición será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

IV. CASOS PARTICULARES

En caso de que la información personal sea enviada a la empresa, como una hoja de vida de un aspirante a alguna vacante de la empresa o una oferta de algún proveedor, cualquier empleado de la empresa que reciba la información debe remitirla al área administrativa y contable, para que ella en un plazo máximo de quince (15) hábiles días después de recibida la solicitud conteste al titular si su información será aceptada para iniciar un proceso de convocatoria o inscripción de proveedores para proceder a ser almacenada en la base de datos o si definitivamente no es aceptada.

En los casos que sea rechazada cualquier solicitud detallada en este ítem de casos particulares, no harán parte de los registros físicos o digitales de las bd de la empresa, pero en caso de ser aceptados se iniciará con el trámite de autorización de la información y se socializará la política de tratamiento de la información personal y los procedimientos implementados en UM para garantizar la seguridad de la información.